Cum să creezi o adresă profesională de email în 4 pași

Folosirea unei adrese profesionale de e-mail personalizată pe domeniul tău te diferențiază de concurenți. Să înveți cum să creezi un e-mail profesional poate părea tehnic, dar este destul de simplu. În primul rând, alegi un furnizor de e-mail și apoi obții un nume de domeniu. Apoi, decizi formatul pe care vrei să-l folosești în cadrul companiei pentru adresele de e-mail și creezi una sau mai multe adrese.

1. Alegeți un furnizor de e-mail

Pentru a crea adrese de e-mail profesionale, vei avea nevoie de un serviciu de găzduire a e-mailurilor care îți permite să utilizezi un domeniu personalizat. Există multe opțiuni, în funcție de bugetul și de nevoile afacerii tale. De exemplu, gândește-te dacă ai nevoie să accesezi e-mailul în principal de pe calculatoarele de la birou sau dacă ai nevoie de acces de pe telefonul mobil sau din browser-ul web, și ce client de e-mail intenționezii să folosești (de exemplu, Gmail sau Outlook).

Pentru a-ți ușura decizia asupra celui mai potrivit loc pentru crearea unei adrese profesionale de e-mail, am redus lista la opțiunile de mai jos. Acestea acoperă majoritatea instrumentelor și funcțiilor esențiale pentru companiile mici, oferind în același timp cel mai bun raport calitate-preț:

Google Workspace

Google Workspace include suita completă de instrumente de colaborare și productivitate de care majoritatea companiilor au nevoie, cum ar fi Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Slides și Google Meet. Planurile îți permit să folosești Gmail pentru propriul domeniu. Spațiul de stocare începe de la 30GB pâna la 5TB sau nelimitat. Iar prețurile pachetelor Google Workspace încep de la 6,9 € per fiecare adresă de email.

Zoho Mail

Firmele care caută metode de a obține adrese de e-mail profesionale gratuite pot încerca Zoho Mail. Îți permite să creezi până la 5 conturi de e-mail profesionale gratuite pe domeniul tău.

Dacă ai nevoie de mai multe adrese de e-mail sau de spațiu de stocare suplimentar, Zoho Mail oferă planuri cu plată începând de la 0,9 €  pe adresă de e-mail, pe lună. Pentru a beneficia de mai multe funcții și instrumente de afaceri, optează pentru planurile Premium sau Workplace de la Zoho Mail, cu prețuri cuprinse între 2,7 și 5,4 € per utilizator, lunar.

IONOS email

Poți obține un cont de e-mail pentru afacerea ta cu serviciul IONOS de e-mail pentru domeniul tău, cu prețuri începând de la de la 3,57€ per utilizator (în primul an), pe lună și include un spațiu de stocare de 100GB, ceea ce îl face unul dintre cei mai buni furnizori de servicii e-mail profesional pentru startup-uri și companii mici. Planurile sunt, de asemenea, scalabile, deoarece poți adăuga mai mult spațiu de stocare și mai multe adrese de e-mail, în funcție de nevoi.

Microsoft 365

Este versiunea de email pentru companii de la Microsoft. Include cele mai populare aplicații office, atât varianta web a acestora, cât și posibilitatea de a le folosi și a le descărca pe calculator. Vorbim despre Word, Excel, Power Point, Outlook… Cele mai simple planuri pentru adresele de email au prețuri începând de la 5,6 € și 1TB de spațiu de stocare per utilizator.

2. Obține un nume de domeniu

După ce ai ales un furnizor de servicii de email, următorul pas este obținerea unui nume de domeniu. Dacă ai deja un domeniu, trebuie doar să parcurgi pasul de verificare a domeniul pentru a-l conecta la contul tău. Ca și în cazul furnizorilor de e-mail, ai mai multe opțiuni pentru a obține un domeniu:

• furnizorul de găzduire (hosting) al domeniului sau site-ului web – Poți obține un domeniu gratuit pentru un an în planurile de găzduire web
• registratarii de domenii – Poți înregistra un domeniu separat de alte produse

Poate că ai ales un furnizor și știi cum intenționezi să-ți înregistrezi domeniul pentru e-mail, dar te străduiești să găsești un nume de domeniu disponibil care să se potrivească mărcii tale. Dacă acest lucru îți sună familiar, nu ești singurul. Găsirea unui domeniu disponibil și ideal pentru afacerea ta poate fi dificilă. Pentru a te ajuta, consultă acest articol pentru îndrumări privind alegerea unui nume de domeniu.

3. Alege un format

Înainte de a crea o adresă profesională de e-mail, va trebui să alegi un format pentru numele de utilizator și numele afișat. Numele de utilizator este prima parte a unei adrese de e-mail, cum ar fi “JDoe” din “JDoe@dowlaw.com”. Destinatarul vede numele afișat, cum ar fi “John Doe”.

Folosește un format de e-mail standard pentru toate conturile de e-mail ale companiei, pentru a asigura coerența brandului tău.

Formate uzuale are adreselor de e-mail folosite de companii

Atunci când alegi formatul numelui de utilizator pentru e-mail, ia în considerare dimensiunea companiei tale și percepția pe care vrei să o ai. Folosirea doar a prenumelui este aproape imposibilă pentru companiile mari. Pe de altă parte, cu cât formatul este mai lung și mai complex, cu atât este mai greu de reținut de către prospecți și clienți.

În afara căsuțelor generice sau de grup (de exemplu, suport@domeniul-tau.ro), îți recomandăm să utilizezi în cadrul companiei formatul de e-mail care să includă nume și prenume, sau inițiala prenumelui și numele de familie.

Formate comune a numelui afișat pentru adresele de email profesionale

Formatele adreselor de e-mail utilizate pentru echipe și pe site

Acum că ai toate instrumentele și știi cum să creezi o adresă profesională de e-mail, e timpul să treci la nivelul următor. Pe lângă crearea de adrese de e-mail personalizate pentru angajați, este posibil să vrei să creezi și adrese de e-mail generice, e-mailuri alternative (aliasuri) sau conturi de e-mail dedicate echipelor sau departamentelor.

Printre exemple se numără adrese de e-mail cu nume de utilizator pentru asistență clienți, vânzări, recrutare, relații publice, contacte media și altele, cum ar fi:

• Întrebări generale: de ex., contact, info, întrebări, solicitări, salut
• Serviciul clienți: de ex., asistență, retururi, facturare, service
• Vânzări: de ex., vânzări, demo, echipă, membri
• Marketing: de ex., presă, media, PR, știri
• Resurse umane: de ex., jobs, cariere, hr

Atunci când afișezi o adresă de e-mail pe site-ul tău, utilizezi o adresă de e-mail generică, cum ar fi “contact@domeniul-tau.ro” sau “suport@domeniul-tau.ro“. Arată mai profesional și ajută la reducerea SPAM-ului în căsuțele de e-mail individuale, menținându-le private. În același timp, este ușor de reținut. După ce ai creat o adresă de e-mail generică, configurează redirecționarea e-mailurilor sau accesul angajaților potriviți (de exemplu cei care se ocupă de asistență tehnică), astfel încât e-mailurile primite de la prospecți și clienți să nu fie ratate.

Emailurile primite în căsuța generică pot fi redirecționate automat către o anumită persoană sau un grup (ex. un departament). Această opțiune se poate configura direct, însă pașii vor varia în funcție de furnizorul de servicii de e-mail.

4. Creezi adresa ta profesională de e-mail

Acum ai toate elementele esențiale necesare pentru a crea o adresă de e-mail profesională: un furnizor, un domeniu și un format al numelui de utilizator. Urmează pașii descriși de către furnizorul de e-mail ales pentru a conecta domeniul tău și a crea o adresă de e-mail personalizată pe care să o folosești în mod profesional.

Întrebări frecvente (FAQs)

Ce ar trebui să includ în semnătura emailului folosit pentru companie?
Semnătura e-mail-ului companiei ar trebui să conțină numele tău, titlul pe care îl ocupi, numele companiei, site-ul web și detaliile de contact. De asemenea, în semnătura e-mailului poți include un logo, fotografia ta, un citat motivațional, sloganul companiei, linkuri către rețelele de sociale și un îndemn la acțiune, cum ar fi “Urmăriți demo-ul” sau “Începeți procesul gratuit”.

Este Gmail o adresă de e-mail profesională?
Adresele de e-mail personale Gmail, care sunt gratuite și folosesc domeniul gmail.com, nu sunt profesionale. Cu toate acestea, planurile Google Workspace sunt însoțite de versiunea Gmail pentru companii, ceea ce îți permite să creezi o adresă profesională de e-mail personalizată pentru domeniul tău. Pur și simplu alegi un plan potrivit și folosești domeniul companiei tale pentru a crea o adresă de e-mail profesională și interfața Gmail cu care ești obișnuit.