Ți-a plecat omul care ținea emailul firmei? Ce faci în prima zi

Dacă a plecat omul care ținea emailul firmei, în prima zi faci patru lucruri, în ordinea asta: verifici cine mai are drept de Super Admin pe Google Workspace, îi tai accesul fostului coleg și schimbi parolele, afli pe numele cui e înregistrat domeniul și când expiră, apoi redirecționezi emailurile lui către cineva din firmă. Dacă mai ai un administrator, primii doi pași durează sub o oră. Dacă nu mai ai niciunul, fiecare oră de așteptare înseamnă că nu poți crea un cont, nu poți reseta o parolă și nu poți opri un acces.

Ce riști și cum previi situația pe termen lung explicăm în Ce se întâmplă cu emailul firmei când pleacă un angajat. Aici e planul pentru ziua în care s-a întâmplat deja.

Cum arată prima zi, pe ore?

Ce faci în prima oră?

• Intră în Admin Console ca Super Admin (admin.google.com) și vezi cine mai are acest rol. Contul tău, al unui asociat sau al unei firme externe e suficient.
• Adaugă un al doilea Super Admin, înainte să schimbi altceva. Dacă faci o greșeală cu singurul cont de administrator, te blochezi singur.
• Taie accesul fostului coleg. Suspendă contul, nu-l șterge. Accesul se oprește pe loc, iar emailurile și fișierele rămân în firmă. Ștergerea vine la final, după ce ai mutat tot ce era al firmei.
• Schimbă parolele pe care le știa. Conturile comune (un office@ folosit de mai mulți), conturile de serviciu și orice parolă pe care o păstra doar el.

Ce faci dacă nimeni nu mai are acces de administrator?

Dacă fostul coleg era singurul Super Admin, Google oferă recuperarea contului pentru domeniile verificate. Trebuie să dovedești că domeniul e al firmei, printr-o înregistrare adăugată în DNS, iar procesul poate dura de la câteva ore la câteva zile. De aici se vede de ce pasul următor contează la fel de mult: DNS-ul se modifică din contul de la registrar sau de la hosting, iar acel cont e adesea făcut pe adresa lui. Fără el, recuperarea se blochează.

Ce verifici la domeniu, în orele următoare?

• Cine e titularul. Caută domeniul într-un instrument WHOIS (pentru .ro, pe site-ul ROTLD). Dacă e înregistrat pe numele lui personal, nu al firmei, ai de făcut un transfer de titular, iar cea mai ușoară discuție e cea din prima zi, cât relația e încă deschisă.
• Când expiră. Dacă data e în următoarele 60 de zile, reînnoiești imediat. Un domeniu neînnoit a oprit emailul și site-ul Vectra Logistic o jumătate de zi.
• Unde ajung notificările. Avertismentele de reînnoire merg la emailul de contact din cont. Dacă e adresa lui, o înlocuiești cu o adresă de grup a firmei.
• Cine poate modifica DNS-ul. Notezi cine are acces la contul de registrar și de hosting și schimbi parola.

Mai multe despre acest risc, în Ce se întâmplă cu emailul firmei dacă expiră domeniul.

Ce faci cu emailurile, fișierele și conturile lui?

• Emailurile. Clienții îi scriu în continuare. Redirecționează căsuța lui către cineva din firmă sau către o adresă de grup și pune un răspuns automat. O ofertă cerută luni și necitită până joi ajunge la concurență.
• Fișierele din Drive. Transferă proprietatea fișierelor lui către un cont al firmei, înainte să ștergi contul. Fișierele pe care le deținea doar el dispar odată cu ștergerea.
• Conturile legate de adresa lui. După ce ai preluat căsuța, caută în ea „resetare parolă”, „factură”, „reînnoire”, „bun venit”. Fiecare rezultat e un serviciu în care avea cont: hosting, site, facturare, Google Business Profile, rețele sociale. Muți fiecare cont pe o adresă a firmei.

Poți face totul singur?

Da, dacă ai încă un Super Admin și acces la contul de registrar: două-trei ore, fără ajutor extern. Nu, dacă lipsesc amândouă. Atunci recuperarea cere pași în ordine strictă, iar o greșeală (un DNS modificat prost, un cont șters prea devreme) poate opri emailul întregii firme.

CODALE administrează emailul și domeniul pentru peste 145 de firme și intră exact în astfel de situații: adăugăm un al doilea Super Admin, verificăm domeniul și titularul, mutăm conturile și scriem procedura de plecare, ca data viitoare să nu mai conteze cine pleacă. Administrarea costă între 49 și 199 € pe lună, iar la 10 angajați, 99 €. O zi de blocaj la 10 angajați înseamnă 10 zile de muncă încetinite sau oprite. Prețurile pe fiecare prag sunt pe pagina Vezi ce primești, iar tot ce include abonamentul e în Administrare Email și Domeniu pentru Firme: Ghid Complet. Sumele sunt fără TVA și valabile în octombrie 2026.

Ți-a plecat deja omul și nu știi ce acces mai ai? O consultație gratuită de 30 de minute îți arată în ce stare e domeniul, cine are acces și ce faci primul, fără angajament.

Întrebări frecvente

Cât durează recuperarea accesului de administrator la Google Workspace?

De la câteva ore la câteva zile, după ce dovedești prin DNS că domeniul e al firmei. Dacă ai un al doilea Super Admin, recuperarea nu e necesară.

Pot șterge contul fostului angajat din prima zi?

Nu. Suspendă-l, mută emailurile și fișierele, apoi șterge. Dacă ștergi înainte de transfer, pierzi fișierele pe care le deținea doar el.

Ce fac dacă domeniul e pe numele lui personal?

Cere în scris transferul titularului către firmă, cât timp relația e încă bună. Până atunci, nu lăsa domeniul să expire și păstrează accesul la contul de registrar. Dacă refuză sau nu mai răspunde, procedura devine mai lentă și mai scumpă.

Ce fac dacă încă e în preaviz?

Adaugă întâi alt Super Admin, apoi scoate-i rolul de administrator și lasă-i doar accesul de care are nevoie până la ultima zi. Cere-i lista de conturi și parole: o oră cu el valorează mai mult decât o săptămână de căutat după plecare.

Emailul meu e pe hosting, nu pe Google Workspace. Pașii se schimbă?

Principiul e același, dar în loc de Admin Console ai nevoie de contul de hosting (cPanel). Schimbi parola contului de hosting, apoi pe cele ale căsuțelor, și verifici tot cine e titularul domeniului și când expiră.