Un scenariu extrem de frecvent în IMM-urile din România: o firmă are 15 angajați activi, dar plătește lunar 18 sau 20 de licențe de Google Workspace.

Cele 3-5 licențe în plus aparțin unor colegi care au plecat din firmă acum 6 luni, un an sau chiar mai mult. Nimeni nu le mai folosește, însă factura de la Google continuă să vină lună de lună.

De ce se întâmplă asta? Nu din nepăsare, ci dintr-o frică foarte practică a antreprenorului: „Dacă îi șterg contul lui Andrei, ce se întâmplă cu toate e-mailurile de la clienții vechi și cu fișierele pe care le-a creat în Google Drive?”

Pentru că nu există un răspuns clar la această întrebare, decizia se amână. Iar amânarea costă între 7€ și 14€ per utilizator în fiecare lună. La 3 conturi uitate, înseamnă o risipă tăcută de peste 1.500 lei pe an plătiți degeaba.

Cum verifici în 5 minute dacă plătești licențe degeaba

Nu ai nevoie de cunoștințe tehnice ca să faci această verificare. Îți trebuie doar acces la contul de administrator.

  • Intră în Google Admin Console (admin.google.com).
  • Mergi la secțiunea Utilizatori (Users).
  • Fă click pe coloana Ultima conectare (Last sign-in) pentru a ordona lista.

Dacă vezi conturi unde ultima conectare a fost acum 90, 180 sau 300 de zile, ai găsit exact banii care se scurg din firmă fără rost.

Cum oprești plata FĂRĂ să pierzi e-mailurile și fișierele vechi

Greșeala principală pe care o fac firmele este că apasă direct pe butonul „Șterge utilizator” (Delete user) fără pregătire, sau nu fac nimic de frică să nu piardă datele.

Procesul corect de oprire a costurilor are 3 pași simpli:

1. Salvezi și transferi istoricul

Înainte de a elimina licența plătită, Google îți permite să transferi automat toate fișierele din Google Drive și documentele create de fostul angajat către contul managerului sau al noului coleg care i-a preluat atribuțiile. Nimic nu se pierde.

2. Creezi o redirecționare gratuită (Alias)

Ca să nu pierzi mesajele de la clienții vechi care încă scriu pe adresa fostului angajat (andrei@firma-ta.ro), creezi un Alias gratuit. Orice e-mail trimis pe adresa veche va ajunge instant în caseta de e-mail a colegului care preia clienții. Această redirecționare este 100% gratuită și nu consumă nicio licență.

3. Elimini licența și oprești facturarea

Abia după ce fișierele au fost mutate și redirecționarea a fost activată, poți șterge sau retrage licența din panoul Google. Din luna următoare, factura ta va scădea automat.

Când devine asta o problemă de securitate, nu doar de bani?

Lăsarea conturilor neadministrate după plecarea unui angajat nu este doar o problemă de costuri.

Dacă parolele nu sunt schimbate imediat, dacă accesul de pe telefonul personal al fostului coleg nu este revocat sau dacă acel cont avea drepturi de administrare, firma rămâne expusă. Fostul angajat poate accesa în continuare documente confidențiale, liste de clienți sau oferte, fără ca cineva din firmă să știe.

Un proces corect de offboarding (ieșire din firmă) înseamnă că în ziua în care un coleg a plecat, accesul lui este închis în 10 minute, datele sunt securizate, iar costul licenței este oprit.

Vrei să curățăm lista de licențe fără riscuri?

Dacă ai mai multe conturi în Google Workspace și nu ești sigur care pot fi eliminate în siguranță sau cum se configurează corect redirecționările de e-mail, echipa CODALE te poate ajuta.

Prin serviciul nostru de Administrare Email și Google Workspace, ne ocupăm noi de tot procesul de onboarding și offboarding: securizăm datele, redirecționăm e-mailurile clienților și ne asigurăm că plătești exact atâtea licențe câte folosești.

Întrebări frecvente despre licențele și conturile fostilor angajați

Ce se întâmplă cu e-mailurile și fișierele din Drive când ștergi un cont Google Workspace?

Dacă ștergi un cont Google Workspace fără un transfer prealabil, toate e-mailurile, documentele din Google Drive și calendarele asociate acelui utilizator sunt șterse definitiv după 20 de zile. Pentru a evita pierderea datelor, Google Workspace permite transferul automat al fișierelor din Drive către un alt utilizator din firmă înainte de ștergerea definitivă a contului.

Cum redirecționezi gratuit e-mailurile unui fost angajat?

E-mailurile unui fost angajat pot fi redirecționate gratuit prin crearea unui Alias de e-mail atașat contului colegului care îi preia activitatea. După transferul datelor și ștergerea contului plătit, adresa veche se adaugă ca alias gratuit pe contul activ, asigurând primirea tuturor mesajelor viitoare fără costuri de licență [1].

Cât costă o licență Google Workspace nefolosită în România?

O licență nefolosită de Google Workspace Business Starter costă 6,80 €/lună (fără TVA) [2], iar una Business Standard costă 13,60 €/lună [2]. Păstrarea a 3 conturi nefolosite timp de un an generează o risipă directă între 1.200 lei și 2.400 lei pe an.

Care este diferența dintre dezactivarea (suspendarea) și ștergerea unui cont Google Workspace?

Suspendarea unui cont blochează accesul fostului angajat la e-mail și Drive, însă Google continuă să factureze licența lunară. Ștergerea contului (după ce datele au fost salvate și transferate) oprește definitiv facturarea licenței din luna următoare.

Cât durează procesul de eliberare a unei licențe și transfer de date?

Procesul tehnic de transfer al fișierelor din Google Drive și setarea redirecționării gratuite durează sub 5 minute în Google Admin Console. Transferul efectiv al datelor în fundal este realizat automat de serverele Google în câteva ore, fără a afecta activitatea zilnică a firmei.