Ce presupune o migrare de email de firmă

Migrarea emailului înseamnă mutarea mesajelor, folderelor, contactelor și calendarelor de pe un sistem vechi (hosting, Gmail personal, Yahoo, sau nimic încă) pe Google Workspace, fără să pierzi niciun mesaj și fără ca echipa să simtă o întrerupere. Procesul durează de la câteva ore până la 48 de ore, în funcție de unde pornești — nu e o operațiune "peste noapte" pentru toată lumea, dar nici una care ține săptămâni.

Pe scurt: emailul vechi rămâne activ pe tot parcursul pregătirii. Singurul moment "oficial" al migrării — schimbarea MX-ului — durează minute, nu ore, și se face exact când echipa nu lucrează.

De unde pornești — cele 3 scenarii

Nu toată lumea migrează la fel, pentru că nu toată lumea pornește din același loc:

  • De la zero — firma nu are încă email pe domeniul propriu. Se configurează direct Google Workspace, fără nimic de migrat. Durează câteva ore, într-o singură zi lucrătoare.
  • De pe hosting / cPanel — ai deja adrese @firma.ro, dar pe un server de hosting shared. Se migrează mesajele, folderele și contactele fără pierderi. Durează 24–48 ore, fără întrerupere.
  • De pe Gmail, Yahoo sau alt email personal — echipa folosește acum adrese @gmail.com, @yahoo.com, sau altele și vreți să treceți pe @firma.ro, păstrând istoricul. Durează tot 24–48 ore, fără întrerupere.

Procesul, pas cu pas

Indiferent de scenariu, procesul urmează aceiași 5 pași — tu confirmi la început și la sfârșit, restul e treaba echipei de migrare:

  • Audit gratuit — se verifică câte conturi, câte mesaje, câte foldere și integrări existente aveți. Se stabilește scenariul exact și durata reală, nu una estimativă.
  • Configurare în paralel — se pregătește contul nou Google Workspace și înregistrările DNS, dar emailul vechi continuă să funcționeze normal. Nimeni din echipă nu simte nimic încă.
  • Migrarea propriu-zisă — mesajele, folderele, contactele și calendarele se copiază din contul vechi în cel nou, exclusiv seara sau în weekend, ca să nu întrerupă programul de lucru.
  • Switch-ul DNS — se schimbă înregistrarea MX, ca emailurile noi să ajungă direct în Google Workspace. E singurul moment cu adevărat "critic", dar durează minute, pentru că a fost pregătit din pasul 2.
  • Verificare + suport prima săptămână — se verifică că totul a ajuns corect, cu disponibilitate telefonică în prima săptămână, fără cost suplimentar, pentru orice nelămurire a echipei.

Partea tehnică, simplă — MX, SPF, DKIM, DMARC

MX e adresa la care "poșta" domeniului tău ajunge de fapt. Când se schimbă MX-ul, i se spune practic internetului: "de-acum, emailurile pentru @firma.ro ajung la Google, nu la vechiul server". SPF, DKIM și DMARC sunt trei verificări care confirmă că un email chiar vine de la firma ta, nu de la cineva care se dă drept tine — configurate corect, elimină aproape complet riscul ca emailurile tale să ajungă în Spam.

Nu trebuie să înțelegi cum se configurează exact fiecare — trebuie doar să știi că, fără ele, majoritatea firmelor ajung exact în problema de la care au plecat: emailuri legitime care ajung în Spam. Explicăm fiecare termen pe larg, cu exemple concrete, în Securitate Email pentru Firme — Ghid Complet.

Ce nu se pierde la migrare — garanția

O migrare făcută corect nu presupune compromisuri pe date. Rămân intacte:

  • Toate mesajele și atașamentele
  • Toate folderele și etichetele
  • Contactele salvate
  • Evenimentele din calendar
Garanție scrisă: dacă lipsește vreun mesaj identificat în auditul dinainte de migrare, migrarea se reface integral, fără costuri, plus 3 luni de administrare gratuită.

Cât costă o migrare

Costul de configurare inițială e o plată unică, nu recurentă, și variază în funcție de scenariu și de numărul de utilizatori — de la 69 € (configurare de la zero, firmă mică) până la aproximativ 479 € (preluare infrastructură existentă complexă, firmă mai mare). Prețurile complete, pe fiecare scenariu, le găsești pe pagina cu ce primești. Detaliile complete despre proces, pas cu pas, sunt pe pagina de configurare și migrare email.

Ce faci înainte să începi

Practic nimic tehnic din partea ta. Ai nevoie doar de acces la contul de administrare al domeniului (de la registrator sau hosting) pentru pasul de configurare DNS — restul e integral treaba echipei de migrare. Migrarea se poate face și treptat, pe grupuri, dacă preferi un pilot cu câțiva angajați înainte de tot restul echipei — se discută asta chiar la auditul inițial.

Dacă vrei să știi exact ce scenariu se aplică firmei tale și cât ar dura, auditul gratuit de 30 de minute stabilește asta de la primul pas, fără angajament.

Întrebări frecvente despre migrarea emailului de firmă

Cât durează migrarea emailului firmei la email profesional?

O migrare completă de pe hosting sau Gmail durează 24–48 ore, efectuată exclusiv seara sau în weekend. Un setup nou, fără nimic de migrat, durează câteva ore, într-o singură zi lucrătoare.

Echipa simte vreo întrerupere în timpul migrării?

Nu ar trebui. Emailul vechi rămâne activ pe tot parcursul pregătirii, iar switch-ul de DNS — singurul moment "oficial" — durează minute și se face exact atunci când echipa nu lucrează.

Ce se întâmplă dacă cineva trimite un email exact în timpul migrării?

Mesajele trimise în fereastra de migrare sunt incluse în verificarea finală. Dacă totuși ceva lipsește față de auditul inițial, migrarea se reface integral, fără costuri.

Putem migra doar câțiva angajați acum și restul mai târziu?

Da. Migrarea se poate face treptat, pe grupuri, dacă preferați un pilot înainte de tot restul echipei.

Trebuie să facem noi ceva tehnic, de partea noastră?

Practic nimic. E nevoie doar de acces la contul de administrare al domeniului pentru pasul de configurare DNS — restul e integral treaba echipei de migrare.

Vrei să știi exact ce scenariu se aplică firmei tale? Auditul gratuit de 30 de minute îți spune exact ce scenariu ai și cât durează, fără angajament.

Ghiduri din această temă